Vedubox - Hızlı Başlangıç Rehberi EDU

İçindekiler

Teknik Destek, Sistem Eğitimi ve İletişim

Kullanıcı Rolleri

Yeni Sistem Kurulumu

1 - Şube Yönetimi

2- Öğretmen Hesapları Oluşturmak.

3- Eğitim Kategorilerini Oluşturmak

4- Eğitim Oluşturmak

     4.1 - Otomatik Katalog Yöntemi

     4.2- El ile Katalog Ekleme Yöntemi

5- Öğrencileri Kaydetmek

     5.1 - Tek Öğrenci Eklemek

     5.2- Toplu Öğrenci Eklemek

 

Teknik Destek, Sistem Eğitimi ve İletişim

 

 

 

 

 

Kullanıcı Rolleri

Vedubox içerisindeki kullanıcı tipleri aşağıdaki gibidir:

Sistem Yöneticisi : 

Sistem yöneticisi hesabı yönetim paneli yetkilerine sahiptir. Şube işlemleri, katalog/üyelik dönemi yönetimi, öğrenci kayıtları, öğretmen kayıtları, opsiyonel olarak canlı eğitim planlama ve daha birçok farklı işlevi içerisinde barındırır.

Sınırsız sayıda sistem yöneticisi hesabını sisteminize tanımlayabilirsiniz.

 

Öğremen :  

LMS yönetimi, canlı eğitim planlama ve yönetimi, soru-sınav-test modüllerinin yönetimi, soru-cevap modülünün yönetimi, rapor görüntüleme ve benzeri işlevleri içerisinde barındırır.

Sınırsız sayıda öğretmen hesabını sisteminize tanımlayabilirsiniz.

Öğrenci : 

 Öğrenci hesabı sistemdeki son kullanıcıyı temsil eder. Eğitim içeriklerinizden faydalanan, canlı görüşmelere katılım sağlayabilen ve soru-sınav-test modülünü kullanabilen hesap türüdür.

Sisteminizdeki öğrenci sayı limiti kadar aktif öğrenci ekleyebilirsiniz. Sisteminizdeki pasif öğrenci sayısında bir sınır yoktur. 

 

 Yeni Sistem Kurulumu:

Sistem yöneticisi hesabınızla aşağıdaki adımları* izleyerek, sisteminizi öğretmenleriniz ve kullanıcılarınız için hazır hale getirebilirsiniz.

 

 Öğrencilerinizi gruplara ayırabilmek için şubelere, eğitimleri oluşturabilmek için öğretmenlere, yine eğitimleri oluşturabilmek için eğitim kategorilerine ihtiyaç duyulur.

Katalog yapısı ile bir veya birden çok eğitimin belirli öğrenci gruplarına atanmasını sağlayan esnek bir yapı mevcuttur. Yine bu yapı sayesinde bir eğitimi Portal alanında satışa sunabilir, aynı şekilde içerisinde birden çok eğitim bulunan eğitim paketlerini satışa hazır bir şekilde oluşturabilirsiniz.

Öğrencilerinizi önceden kaydetmenin bir mahsuru yoktur ancak el ile öğrenci kaydedilecek sistemlerde yukarıdaki ilk dört adımın önce yapılması daha pratiktir, çünkü öğrencileri kaydetme aşamasında da eğitim ataması yapabilirsiniz.

 *Bu adımların detayları kitapçığın devamında verilecektir. 

 

1-Şube Yönetimi:

Şubeler, öğrencileri gruplandırmanızı sağlayan modüldür. Eğitim atamaları, sınav atamaları ve canlı görüşmelerin doğru gruplara atanması için şube yapısı oluşturmanız gerekir.

Şubeler modülüne tıklayın. 

 Yeni bir şube oluşturmak için “Ekle” butonuna tıklayın. 

 

 Şubenizin adını yazın. Kullanıcı sayı sınırı, bir şubeye kaydedilebilecek maksimum kullanıcı sayısını temsil eder. Bir sınır belirleyin veya sınır olmaksızın kullanıcı kaydedebilmek için bu alanı “-1” olarak yazın.

“Ekle” butonu ile şubenizi kaydedin. Artık bu şubeye kullanıcılar ekleyebilirsiniz ve bu şube için alt şubeler oluşturarak farklı kullanıcı gruplarını bu alt şubeye ekleyebilirsiniz. 

Not: Merkez şubesi örnek olarak açılmıştır. Bu şubeyi ismini değiştirerek kullanmaya devam edebilirsiniz.

Seçtiğiniz bir şubeye alt şubeler ekleyebilirsiniz. Bu şekilde kullanıcı gruplarınız için daha kolay bir ayrım sağlayabilirsiniz. “Alt şube ekle” butonuna tıklayın.

Alt şubenizin adını yazıp “Ekle” butonuyla kaydedin.

 Eklenen alt şubelerin kullanıcı sayı sınırı ön tanımlı olarak 0 olur. Alt şubenizi seçtikten sonra kullanıcı sayı sınırını düzenleyebilirsiniz. Belirli bir limit girebilir veya -1 yazarak limiti tamamen kaldırabilirsiniz. 

2- Öğretmen Hesapları Oluşturmak

 

 Öğretmen hesapları eğitim içeriklerini yöneten, soru-sınav-test oluşturan, canlı görüşmeleri yöneten ve tercihen planlayabilen hesap türüdür.

Öğretmenler modülüne tıklayın. 

“Ekle” butonuna tıklayın.

 Ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta ve şifre bilgilerini doldurun. 

 Doğum tarihi, GSM numarası ve kişiye özel notlar ekleyebilirsiniz. 

E-mail onay kutusu işaretli iken bu hesabın onaylanmasına gerek yoktur ve doğrudan giriş yapılabilir. Bu kutucuğu kaldırdığınız taktirde bu hesabın öğretmen tarafından e-posta ile onaylanması gerekir.

“Rehberlik öğretmeni mi?” kutucuğunu işaretlediğiniz taktirde bu öğretmen, kendi verdiği eğitimlerin yanı sıra tüm eğitim raporlarına erişim sağlayabilir.

KVKK aydınlatma metnini kabul ettikten sonra “Kaydet” butonuna tıklayın. Tüm öğretmenlerinizi bu şekilde kaydedebilirsiniz.

3- Eğitim Kategorilerini Oluşturmak:

 

Eğitim kategorilerinizi eğitimleri oluşturmadan önce tanımlamak üç alanda kolaylık sağlayacaktır:

a) Canlı eğitim planlarken, eğitimleriniz kategoriler altında görünür.

 b) Canlı görüşme takviminde görüşmeleri eğitim kategorisine göre filtreleyebilirsiniz:

 c) Portal alanında satışa sunduğunuz eğitimleri ve katalogları filtreleme imkanı sağlar.

 

 Kategori oluşturmak için kategoriler modülüne tıklayın 

Ekle butonuna tıklayın.

Kategorinizin adını girin. Portal alanında görünen bir kategori olmasını istiyorsanız kategori için bir ikon seçip “Görünsün” seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Portal alanında kullanılmayacaksa sadece kategori ismi yazıp kategoriyi kaydedebilirsiniz.

 
 Seçtiğiniz kategorinin altına alt kategori ekleyebilirsiniz.

4- Eğitim Oluşturmak

 

Ön Bilgi:

Canlı görüşmeler eğitimler aracılığıyla planlanmaktadır. Doküman, video, test vb. içerikler kullanıcılara eğitimler aracılığıyla sunulmaktadır. Her bir eğitim bir öğretmen tarafından yönetilmektedir.

Eğitimler öğrencilere kataloglar ve üyelik dönemleri aracılığıyla atanmaktadır. Bu yapıyı şu şekilde özetleyebiliriz:

Bir katalog, içerisinde bir veya birden çok eğitim barındırabilir. Aynı şekilde bir eğitim birden çok kataloğun içerisinde yer alabilir.

Kataloglar üyelik dönemi ile öğrencilere atanır. Diğer bir deyişle öğrenciler üyelik dönemlerine kaydolur. Üyelik dönemi ile ilgili kataloğun geçerlilik süresinin tanımlanmasını ve katalog portal alanında satışa sunuluyor ise fiyatın tanımlanmasını sağlar.

Böylece; bir öğrenci bir üyelik dönemine kayıt olduğunda, üyelik döneminin temsil ettiği katalog içerisinde bulunan tüm eğitimlere üyelik dönemi süresi boyunca erişimi olacaktır.

Kataloglar ve Üyelik Dönemleri makalemize bu linkten erişebilirsiniz.

4.1- Otomatik Katalog Yöntemi

 

Eğitim oluşturma aşamasında katalog seçimi yapmazsanız eğitimle aynı isimde bir katalog otomatik olarak oluşur, aynı şekilde kataloğun içerisinde 10 Yıl olarak tanımlı bir üyelik dönemi oluşur ve eğitim ilgili kataloğun içerisine tanımlanır. Diğer bir deyişle katalog ve üyelik dönemi üzerinde herhangi bir işlemde bulunmadan ilerleyebilirsiniz. Bu yöntem az sayıda eğitim bulunan yapılar ve Portal alanı kullanmayacak yapılar için pratiktir.

 

Eğitim oluşturmak için eğitimler modülüne tıklayın.

Ekle butonuna tıklayın.

Eğitimin adını yazın. Eğitim kategorisini ve öğretmeni seçin. Katalog seçmeden eğitimi kaydedin.

Bu adımdan sonra öğrencilerinizi kaydetme aşamasına geçebilirsiniz.

 

4.2- El ile Katalog Ekleme Yöntemi

 

Öğrencilerinize eğitimleri paketler halinde sunmak istediğinizde veya Portal üzerinde eğitim paketleri satışı yapmak istediğinizde el ile katalog ekleme yöntemi ile ilerleyebilirsiniz.

Not: Portal alanının kullanılabilmesi için paketinizde ödeme sistemi bulunmalıdır. Ödeme sisteminin eklenmesi için satış temsilcinizle iletişime geçebilirsiniz.

Kataloglar modülüne tıklayın. 

“Ekle” butonuna tıklayın.

Kataloğunuzun adını girin.

Eğer bu kataloğun Portal alanında satışa sunulmasını istiyorsanız “Herkese Açık Mı?” kutucuğunu ve “Portal Ana Sayfada Gösterilsin” kutucuğunu işaretleyin.

 

Kataloğu kaydedin.

 Kataloğu kaydettikten sonra listede ilgili kataloğu bulun. Kataloğun sağ tarafında bulunan üç nokta ( ) seçenekleri içerisinden “Güncelle” butonuna tıklayın.

Katalog ile aynı isimde 10 yıllık üyelik dönemi otomatik eklenecektir. İster otomatik olarak oluşan üyelik dönemini kullanarak veya güncelleyerek, isterseniz de yeni üyelik dönemi ekleyerek devam edebilirsiniz.

• Üyelik döneminizin adını girin. Bu ad, Portal alanında görünecek addır. Aynı şekilde kullanıcı kaydı esnasında üyelik dönemi seçiminde bu adı göreceksiniz.
• Para birimi seçiniz. Ücretsiz ise “Fiyat” ve “Satış Fiyatı” alanlarını “0” olarak girin. Ücretli ise “Fiyat” alanına ilk fiyatı, “Satış Fiyatı” alanına indirimli fiyatı girin.
• Üyelik dönemi tipini seçin. “Sürekli” tipini seçtiğinizde, satın alan kullanıcı üyelik dönemine atandığı andan itibaren belirttiğiniz süre boyunca üyelik dönemine kayıtlı kalır. “Geçici” tipini seçtiğinizde, kayıt olan kullanıcı belirtilen tarih aralığında üyelik dönemine kayıtlı kalır.
  

• Üyelik döneminizi kaydedin.

  Katalog ve üyelik dönemini tanımladıktan sonra eğitim oluşturup ilgili katalog veya katalogları seçebilirsiniz.  

 

 Eğitim oluşturmak için eğitimler modülüne tıklayın. 

Ekle butonuna tıklayın.

Eğitimin adını yazın, ardından eğitim kategorisini ve öğretmeni seçin.

Kataloglar alanında oluşturduğunuz katalogları görüntüleyeceksiniz. İlgili kataloğu/katalogları seçerek eğitimi kaydedin.

Aşağıdaki örnekte “Matematik Eğitimleri” isimli eğitim, “Matematik 202” ve “Matematik 8.Sınıf” kataloğu seçilerek oluşturulmaktadır.

Böylelikle hem “İSG Tüm Eğitimler” kataloğunun üyelik dönemine kayıtlı kullanıcılar, hem de “Tehlikeli Sınıf Eğitimi” kataloğunun üyelik dönemine kayıtlı kullanıcılar bu eğitime erişim sağlayacaklardır.

5- Öğrencileri Kaydetmek

Öğrencilerinizi tek tek veya toplu halde kaydedebilirsiniz.

5.1- Tek Öğrenci Eklemek:

“Öğrenciler” modülüne tıklayın.

“Ekle” butonu ile tek bir öğrenciyi kaydedebilirsiniz.

Ad/Soyad, kullanıcı adı, e-posta bilgilerini girdikten sonra öğrencinin kayıtlı olduğu üyelik dönemlerini seçin. Daha sonra öğrenciyi güncelleyerek veya üyelik dönemini güncelleyerek bu kayıtları değiştirebilirsiniz.

“E-Mail Onay” kutusu işaretli ise kullanıcı sisteme onay e-postası olmaksızın kaydolur. Bu kutucuktaki işareti kaldırırsanız öğrenciye onay e-postası iletilir. Bu durumda kullanıcı giriş yapmadan önce gelen e-posta ile kaydını onaylamak zorunda kalır.

 

“KVKK Aydınlatma Metni” kutusunu işaretledikten sonra kaydedin.

5.2- Toplu Öğrenci Eklemek:

“Öğrenciler” modülüne tıklayın.

“Toplu İşlemler” menüsü altındaki “Toplu Kayıt” seçeneğine tıklayın.

Örnek Excel dosyasını indirin.

Şube sayınız kadar Excel dosyası oluşturmanız gerekir, nitekim öğrencilerinizi toplu kaydederken şubeler seçilecektir.

Her bir satıra öğrenci bilgilerini girin. E-posta adresleri ile kullanıcı adları birbiriyle aynı olabilir.

 

 Excel dosyanızı kaydedip kapatın. Vedubox’a dönün ve toplu kayıt alanı formuna gelin.

 

- Kaydettiğiniz Excel dosyasını “Seç” kısmı ile yükleyin. Bu Excel içerisinde bulunan öğrencilerin kaydedileceği şubeyi seçin.

- “Üyelik Dönemi” alanından bu Excel içerisindeki öğrencilerin kayıt olacağı üyelik dönemlerini seçin ve “Ekle” butonu ile üyelik dönemini ekleyin.

- “KVKK” aydınlatma metnini kabul edin ve “Yükle” butonuna tıklayın.

Not: Excel içerisinde bulunan öğrenci sayısına göre yükleme süresi kısa veya uzun sürebilir.

Yükleme tamamlanana kadar bu pencereyi kapatmayın.

-Yükleme tamamlandığında onaylamanız için kayıt listesi sunulur. “Kabul” butonu ile kullanıcı kaydını tamamlayabilirsiniz.

Kayıt listesinde arka planı kırmızı olan bir kullanıcı görürseniz, bir sebepten ötürü ilgili kullanıcının kaydının alınmayacağı anlamına gelir. Bunun sebepleri şunlar olabilir:

• Kullanıcı adı veya e-posta adresi daha önce kullanılmış ise,
• Ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta, şifre alanlarından herhangi birisi Excel dosyasında boş bırakılmış ise.

Bu durumda “Kabul” butonuna tıkladığınız taktirde arka planı yeşil kullanıcılar kaydedilecek, hata alınan öğrenciler kaydedilmeyecektir.

Kurulum işlemlerinin ardından sisteminiz öğretmenler ve öğrenciler için hazır hale gelmiş olacaktır.