Sistem Yöneticisi ile Canlı Eğitim Yönetimi

Aşağıdaki kullanıcı rolleri ve terimler aynı fonksiyonlara sahiptir:

Vedubox canlı modülü ile canlı eğitimlerinizi tek tek veya toplu olarak ekleyebilir, var olan canlı eğitimlerinizi düzenleyebilir, yapılan canlı eğitimlerin raporlarını görüntüleyebilirsiniz. Canlı eğitim oluşturma aşamaları, sistem yöneticisi ve eğitmenler için temelde aynıdır. Sistem yöneticisi ek yetki olarak:

• Sistemdeki tüm eğitimlerden, istenilen eğitmene canlı eğitim planlaması yapabilir,
• Canlı takvimdeki tüm canlı eğitimleri görüntüleme ve yapılan eğitimlerin raporlarını görüntüleyebilir.
• Başlatılmayan canlı eğitimi saati geldiğinde eğitmen yerine host olarak başlatabilir veya canlı eğitim anında kontrol için co-host olarak canlı eğitime katılabilir.
• Planlanmış canlı eğitimleri Excel dosyasından toplu olarak ekleyebilir.

Canlı görüşme esnasında host / co-host kontrolleri için aşağıdaki makalelerimizi okuyabilirsiniz:   

a. Video Görüşme ve Video Toplantıların Host / Co-Host Olarak Yönetilmesi

b. Webinarların Host / Co-Host olarak yönetilmesi

Bu makalede:

1- Canlı Eğitim Planlamak

2- Canlı Eğitim Raporlarını Görüntülemek

3- Canlı Eğitimleri Filtreleyerek veya Listeleyerek Görüntülemek 

4-Toplu Canlı Eğitim Eklemek

5-Harici Eğitim Eğitim Eklemek

6-Hızlı Eğitim Eğitim Eklemek

Önemli: Canlı eğitim planlamadan önce eğitimlerin açılmış olması ve üyelik dönemi ayarlamalarının yapılmış olması gerekir.

Canlı eğitim ekranı haftalık görünüme sahiptir. Sağ üst alandaki tarihe tıklayarak belirli bir tarihi görüntüleyebilir, sağ sol butonlarına tıklayarak ileri-geri tarihleri görüntüleyebilirsiniz. Mavi ile işaretli gün bugünü simgeler.

1- Canlı Eğitim Planlamak 

Canlı eğitim oluşturma adımları yazılı olarak da aşağıda anlatılmıştır.

• Sistem yöneticisi girişi yapın.
• Canlı modülüne tıklayın.
  
  
  
  
• "Yeni Ekle" butonu ile yeni bir canlı eğitim planlayabilirsiniz. İlk olarak eğitimi hangi eğitim üzerinden planlayacağınızı seçmeniz gerekir, çünkü yalnızca ilgili eğitime kayıtlı kullanıcıların ekranında ve bu eğitimin atandığı eğitmeninin ekranında canlı eğitimler görünecektir.
  
  
  
  
• Eğitimi seçtikten sonra "Tamam" butona tıklayın. Öncelikle canlı görüşmenin (Zoom) hangi tipte yapılacağını seçmeniz gerekir. 
• Canlı görüşmenin başlığını girin. Ardından görüşme için tarih ve saat seçin. Eğer olağan bir canlı görüşme değil de yurtdışına yönelik bir görüşme planlıyorsanız, görüşme için saat dilimi seçebilirsiniz. Görüşme seçtiğiniz saat dilimi baz alınarak oluşur ve ekranda başlangıç saati sizin saat diliminize göre görünür.
• Katılımcı limitinizi belirtin. Video görüşme ve video konferansta bir görüşmeye 300 kişi katılabilir. Video toplantılarda lisansınıza göre 500 veya 1000 kişi katılabilir.
• Kullandığınız webinar lisansınıza göre bir webinara maksimum 100, 500 veya 1000 kişi katılabilir.
• Ek olarak canlı görüşmenizin eğitmenini yani Zoom tarafındaki host'unu değiştirebilirsiniz. Ön tanımlı olarak seçtiğiniz eğitimin eğitmeni bu görüşmenin hostu olarak atanmış olacaktır.
• Özel sekmesini tıkladığınız taktirde, bu eğitime kayıtlı kullanıcılarınız içerisinden seçim yapabilirsiniz. Böylelikle yalnızca seçtiğiniz kişilerin katılabileceği bir canlı görüşme oluşturmuş olursunuz.
  
  

• Canlı görüşmenizi ayarladıktan sonra "Kaydet" butonuna tıklayarak dersinizi kaydedebilirsiniz. 

2- Canlı Eğitim Raporlarını Görüntülemek

Yapılmış tüm canlı eğitimlerin raporlarını canlı takvimden görüntüleyebilirsiniz. Ayrıntılı canlı eğitim raporları için ise raporlar makalemizi okuyabilirsiniz.

a. Bitmiş bir canlı eğitimin altındaki "" butonuna tıklayın. Ardından "Katılımcılar" sekmesine tıklayın.

• "Katılım Raporu" başlığında bu görüşmeye katılmış kişileri görüntülersiniz. En üstte bulunan kişi eğitmen yani toplantının hostudur. Ancak sistem yöneticisi ayarlarında host olmadan katılım aktifleştirilmiş ve host katılmamış ise en üstteki kişi host olmaz.
• Bir katılımcı birden çok giriş çıkış yapmış ise bunları da aynı raporda görüntüleyebilirsiniz. Katılımcının yanındaki en üstte bulunan süre toplam geçirdiği süredir ve ilk giriş yapıp son çıkış yaptığı süredir.
• Bunun altında bulunan diğer giriş çıkış saatleri ve süreler ise parçalı giriş çıkış yapılan sürelerdir.
• Katılımcıların giriş-çıkış saatlerini ve toplantıda geçirdikleri toplam süreyi görüntüleyebilirsiniz. Geçirdikleri toplam süre 0 olan ve giriş-çıkış saatleri bulunmayan katılımcılar, ilgili eğitime kayıtlı ancak raporunu aldığınız canlı görüşmeye katılmamış kullanıcılardır. Dolayısıyla bu listede devamsızlık takibi yapmanız da mümkündür.
• İlgili eğitimin katılım raporunu Excel formatında dışa aktarabilirsiniz.
  
  

3- Canlı Eğitimleri Filtreleyerek veya Listeleyerek Görüntülemek

Sistem yöneticisi ekranında tüm canlı eğitimler görüneceği için, fazla canlı eğitim planlanmış sistemlerle bu alanın  verimli kullanmak için filtreleyerek veya listeleme yöntemini değiştirerek kullanabilirsiniz.

Canlı sekmesine tıkladığınızda eğitimleriniz bir seferlik yüklenecektir. "Yenile" butonu ile yeni eğitimleri görmek için tüm sayfayı yenilemiş olursunuz. Sayfanın otomatik yenilenmesi olası performans sorunları yaratabileceği için ekranın yenilenmesi manueldir.

Yukarıdaki filtreleri uyguladıktan sonra "Sorgula" butonuna tıklayarak belirttiğiniz filtrelere göre eğitimleri ekranınıza yansıtabilirsiniz.

• Eğitim filtresi ile seçtiğiniz derslere / eğitimlere ait canlı görüşmeleri listeleyebilirsiniz.
• Eğitmen filtresi ile seçtiğiniz eğitmene ait canlı görüşmeleri,
• Kategori filtresi ile seçtiğiniz kategorilere ait canlı görüşmeleri,

Liste görünüme geçmek için canlı modülünde liste butonuna tıklayınız.

Bu alanda seçilen tarih aralığında liste görünümünde canlı eğitimlerinizi görüntüleyebilir, ara alanından bulmak istediğiniz canlı eğitimi kolay bir şekilde bulabilirsiniz.

"" butonu tıklanarak ilgili canlı eğitimin katılımcı raporunu görüntüleyebilir, indir butonu ile dışa aktarabilirsiniz.

4-Toplu Canlı Eğitim Eklemek

• Canlı görüşmelerinizi tek seferde toplu halde planlayabilirsiniz.  Bunun için aynı eğitimi birden çok planlama ve farklı canlı eğitimleri Excel olarak toplu kaydetme olarak 2 yöntem vardır.

Aynı eğitimi birden çok eklemek için aşağıdaki yazılı adımları takip edebilirsiniz.

• Toplu canlı eğitim planlamak için canlı eğitim oluşturma ekranını açın ve "Birden Çok" kutusunu işaretleyin.
• Toplamda kaç tekrar olacağını yazın. Tekrar etme sıklığını Günlük / Haftalık / Aylık olarak seçin. Tekrarların hangi sıklıkla oluşacağını "Yinele her" alanındaki kutucuktan seçin.
• Canlı görüşme belirlediğiniz periyotlarda oluşturulmaya hazır olacaktır. Her bir eğitimin başlıklarını düzenledikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayarak canlı görüşmelerinizi kaydedin.
  
  
  
  

Excel Dosyası ile Toplu Canlı Eğitim Ekleme:

Sistem yöneticisi hesabı ile Canlı modülünde Toplu Kayıt butonunu tıklayın.

Bu alanda örnek Excel dosyasını İndir butonuna tıklayarak bilgisayarınıza indirebilir, eğitim Id'lerini görüntüleyebilir ve ara  alanını kullanarak ilgili eğitim Id'sini bulabilirsiniz.

İndirilen örnek Excel dosyasında başlık alanlarında bilgilendirmeleri okuyarak dosyanızı düzenleyebilirsiniz.

Excel dosyasında Tarih, Saat ve Eğitim Id'si zorunlu alanlardır. Bu sayfayı düzenlerken tarih aralığınız 1 haftayı geçmemeli. Yani 21.08.2021 tarihinden başlayan bir excel olacaksa en fazla 28.08.201'e kadar yani 1 haftalık toplu canlı eğitim planlaması yapabilirsiniz. Haftalık tekrar aynı takvim planlanacak ise, aynı excel dosyasını tarihini değiştirerek tekrar yükleyebilirsiniz.

 

Excel dosyası düzenlendikten sonra  toplu canlı modülünde toplu kayıt alanında Seç butonu tıklanarak yüklemek istediğiniz excel dosyasını seçiniz ve ardından Yükle butonunu tıklayarak toplu canlı eğitimlerinizi ön kaydını oluşturabilirsiniz. Excel dosyası yüklenince planladığınız yayınlar yeşil ve kırmızı olarak görüntülenir.

Yeşil görüşmeler sorunsuz olarak oluşturabileceğiniz görüşmeler olup, kırmızı olanlar ise eksik veya yanlış bilgi olan görüşmeleri ifade eder.

Oluştur diyerek yayınlarınızı oluşturabilirsiniz, böylece yeşil olan görüşmeler takvimde oluşacak, kırmızı olanlar takvime yansımayacaktır.

İptal butonunu tıklarsanız eğer takvime görüşmeler yansımadan iptal etmiş olursunuz.

5- Harici Eğitim Planlamak

Sistemde başka platformlardan harici toplantı linkleri ile toplantılarınızı planlayabilirsiniz.

Harici Eğitim Planlamak ile ilgili daha bilgiye ilgili makalemizden ulaşabilirsiniz.

6- Hızlı Eğitim Planlamak 

Hızlı Toplantı ile birlikte Admin, Eğitmen, Kullanıcı ve Birim Yöneticisi hesapları ile eğitim oluşturmaya/açmaya gerek kalmadan sistemdeki tüm kullanıcılara özel, birimlerine göre eğitmenlere özel veya belirli eğitimleri alan kullanıcılara özel hızlı toplantılar oluşturabilirsiniz.

Hızlı Eğitim Planlamak ile ilgili daha bilgiye ilgili makalemizden ulaşabilirsiniz.